Il y a quelques semaines, à l'avance de notre équipe de ministère pour enfants (c'est ce que nous appelons nos retraites), l'un de nos membres du personnel a partagé quelques réflexions sur la communication.

Charlotte Allison est notre directrice de KidMin sur notre campus Royal Palm. Elle est également notre coordonnatrice principale de KidMin, ce qui signifie qu'elle s'assure que nos campus sont alignés et mettent en œuvre des initiatives clés. Elle apporte une richesse d'expérience et de sagesse à la table.

Une bonne communication est la clé d'une équipe de personnel en bonne santé. C'est également vital pour se connecter avec les familles. Étant donné que le courrier électronique est toujours un canal de communication si important dans un lieu de travail, j'ai pensé que vous bénéficieriez également des notes sur les convenances du courrier électronique. Alors on y va…

Convenances des e-mails

* Donnez à la communication par courrier électronique le respect et la valeur qu'elle mérite en tant que
forme de communication rapide, acceptable et fiable.

* Répondre à un e-mail dans les 24 heures ou plus tôt, même si la réponse se compose de
quelques mots (c'est-à-dire super, merci, désolé, oui, non, appelez-moi, etc.)

* Utilisez la vérification orthographique et relisez les e-mails avant d'appuyer sur le bouton d'envoi, car les
communications par e - mail reflètent l'expéditeur et l'organisation.

* Ne pas utiliser d'abréviations et d'argot de courrier électronique dans les courriels liés au travail.

* Adressez-vous à la personne par son nom dans la mesure du possible et le cas échéant dans les communications par courrier électronique.

* Travaillez à développer une voix de courrier électronique qui soit même tonique, amicale, respectable, positive, accessible et personnalisable. Vous ne voulez pas paraître brusque ou exigeant.

* Ne transférez pas les e-mails contenant les adresses e-mail d'autres personnes, à moins que les adresses n'appartiennent à d'autres membres du compte de messagerie restreint.

* Utilisez la fonction e-mail de copie invisible lors de l'envoi d'e-mails en masse afin de ne pas divulguer les adresses e-mail des autres sans leur consentement.

* Essayez d'indiquer le but ou le contenu du sujet de l'e-mail dans la zone d'objet.

* Faites preuve de discernement dans ce que vous communiquez par e-mail à tout moment, sachant que d'autres pourraient accéder à de telles communications. Évitez d'utiliser le courrier électronique comme substitut au contact de personne à personne.

Voici quelques autres conseils que j'ai tirés des erreurs de messagerie que j'ai commises. 

* Si le contenu de l'e-mail doit comporter plus de quelques paragraphes, il peut être nécessaire qu'il s'agisse d'un appel téléphonique. Parfois, il est plus rapide de simplement décrocher le téléphone et de parler au lieu de continuer une longue série d'e-mails.

* Jamais de correction ou de discipline par e-mail. Il doit être en face à face. Il y a quelques semaines, il y a eu une confusion dans l'un de nos services pour les médias du week-end. Au lieu d'avoir une conversation d'équipe en personne, j'ai emprunté la voie rapide et envoyé un e-mail. Ce n'était pas la bonne chose à faire. J'ai dû revenir en arrière et m'excuser auprès de certaines personnes.

* Nous avons tous eu ces moments où nous sommes assis là avec notre doigt au-dessus du bouton d'envoi ... nous nous demandons si nous devrions ou non appuyer sur envoyer. Si vous vous demandez si vous devriez envoyer l'e-mail ou non… ne le faites pas.

* Ne répondez pas par colère ou frustration lorsque vous recevez un e-mail en colère. La chose facile à faire est de renvoyer une réponse rapide et colérique. La chose pieuse à faire est de prendre le temps de laisser les choses se calmer, de passer du temps dans la prière, puis de prendre des dispositions pour se rencontrer en personne à ce sujet.

* N'utilisez pas le courrier électronique pour contourner quelqu'un vers son subordonné direct. Avez-vous déjà reçu un e-mail de quelqu'un vous demandant de faire quelque chose et votre subordonné direct est en copie ? Cela vous donne l'impression que la personne ne vous fait pas confiance ou essaie de se liguer contre vous pour s'assurer que quelque chose est fait. Faites confiance à la personne à qui vous envoyez l'e-mail. Si vous rencontrez des retards ou des complications, ayez une conversation personnelle.

* Comme mentionné ci-dessus, répondez. Avez-vous déjà envoyé à quelqu'un un e-mail demandant une tâche à effectuer ou une réponse à une question et vous n'avez obtenu aucune réponse? Très frustrant n'est-ce pas. Ne laissez pas les gens en suspens… faites-leur savoir que vous avez reçu l'e-mail et que vous y êtes.

* Lorsqu'une tâche demandée est terminée, informez le demandeur qu'elle est prise en charge. Si vous ne parvenez pas à respecter la date limite, faites-leur savoir au lieu de les laisser en suspens.

Si votre équipe rencontre des problèmes, il y a de fortes chances qu'elle soit enracinée dans de mauvaises compétences ou processus de communication. La bonne nouvelle… vous pouvez vous améliorer avec ces conseils et d’autres simples. Nous travaillons constamment sur nos compétences et nos canaux de communication. 
Arrivée? Non… mais en amélioration. Voulez-vous nous rejoindre dans le voyage?