• Les convenances pour les courriels est la cléLes convenances pour les courriels est la clé

     

    Il y a quelques semaines, à l'avance de notre équipe de ministère pour enfants (c'est ce que nous appelons nos retraites), l'un de nos membres du personnel a partagé quelques réflexions sur la communication.

    Charlotte Allison est notre directrice de KidMin sur notre campus Royal Palm. Elle est également notre coordonnatrice principale de KidMin, ce qui signifie qu'elle s'assure que nos campus sont alignés et mettent en œuvre des initiatives clés. Elle apporte une richesse d'expérience et de sagesse à la table.

     

    Une bonne communication est la clé d'une équipe de personnel en bonne santé. C'est également vital pour se connecter avec les familles. Étant donné que le courrier électronique est toujours un canal de communication si important dans un lieu de travail, j'ai pensé que vous bénéficieriez également des notes sur les convenances du courrier électronique. Alors on y va…

    Convenances des e-mails

    * Donnez à la communication par courrier électronique le respect et la valeur qu'elle mérite en tant que
    forme de communication rapide, acceptable et fiable.

     

    * Répondre à un e-mail dans les 24 heures ou plus tôt, même si la réponse se compose de
    quelques mots (c'est-à-dire super, merci, désolé, oui, non, appelez-moi, etc.)

    * Utilisez la vérification orthographique et relisez les e-mails avant d'appuyer sur le bouton d'envoi, car les
    communications par e - mail reflètent l'expéditeur et l'organisation.

    * Ne pas utiliser d'abréviations et d'argot de courrier électronique dans les courriels liés au travail.

    * Adressez-vous à la personne par son nom dans la mesure du possible et le cas échéant dans les communications par courrier électronique.

     

    * Travaillez à développer une voix de courrier électronique qui soit même tonique, amicale, respectable, positive, accessible et personnalisable. Vous ne voulez pas paraître brusque ou exigeant.

    * Ne transférez pas les e-mails contenant les adresses e-mail d'autres personnes, à moins que les adresses n'appartiennent à d'autres membres du compte de messagerie restreint.

    * Utilisez la fonction e-mail de copie invisible lors de l'envoi d'e-mails en masse afin de ne pas divulguer les adresses e-mail des autres sans leur consentement.

    * Essayez d'indiquer le but ou le contenu du sujet de l'e-mail dans la zone d'objet.

    * Faites preuve de discernement dans ce que vous communiquez par e-mail à tout moment, sachant que d'autres pourraient accéder à de telles communications. Évitez d'utiliser le courrier électronique comme substitut au contact de personne à personne.


    Voici quelques autres conseils que j'ai tirés des erreurs de messagerie que j'ai commises. 

    * Si le contenu de l'e-mail doit comporter plus de quelques paragraphes, il peut être nécessaire qu'il s'agisse d'un appel téléphonique. Parfois, il est plus rapide de simplement décrocher le téléphone et de parler au lieu de continuer une longue série d'e-mails.

    * Jamais de correction ou de discipline par e-mail. Il doit être en face à face. Il y a quelques semaines, il y a eu une confusion dans l'un de nos services pour les médias du week-end. Au lieu d'avoir une conversation d'équipe en personne, j'ai emprunté la voie rapide et envoyé un e-mail. Ce n'était pas la bonne chose à faire. J'ai dû revenir en arrière et m'excuser auprès de certaines personnes.

    * Nous avons tous eu ces moments où nous sommes assis là avec notre doigt au-dessus du bouton d'envoi ... nous nous demandons si nous devrions ou non appuyer sur envoyer. Si vous vous demandez si vous devriez envoyer l'e-mail ou non… ne le faites pas.

    * Ne répondez pas par colère ou frustration lorsque vous recevez un e-mail en colère. La chose facile à faire est de renvoyer une réponse rapide et colérique. La chose pieuse à faire est de prendre le temps de laisser les choses se calmer, de passer du temps dans la prière, puis de prendre des dispositions pour se rencontrer en personne à ce sujet.

    * N'utilisez pas le courrier électronique pour contourner quelqu'un vers son subordonné direct. Avez-vous déjà reçu un e-mail de quelqu'un vous demandant de faire quelque chose et votre subordonné direct est en copie ? Cela vous donne l'impression que la personne ne vous fait pas confiance ou essaie de se liguer contre vous pour s'assurer que quelque chose est fait. Faites confiance à la personne à qui vous envoyez l'e-mail. Si vous rencontrez des retards ou des complications, ayez une conversation personnelle.

    * Comme mentionné ci-dessus, répondez. Avez-vous déjà envoyé à quelqu'un un e-mail demandant une tâche à effectuer ou une réponse à une question et vous n'avez obtenu aucune réponse? Très frustrant n'est-ce pas. Ne laissez pas les gens en suspens… faites-leur savoir que vous avez reçu l'e-mail et que vous y êtes.

    * Lorsqu'une tâche demandée est terminée, informez le demandeur qu'elle est prise en charge. Si vous ne parvenez pas à respecter la date limite, faites-leur savoir au lieu de les laisser en suspens.


    Si votre équipe rencontre des problèmes, il y a de fortes chances qu'elle soit enracinée dans de mauvaises compétences ou processus de communication. La bonne nouvelle… vous pouvez vous améliorer avec ces conseils et d’autres simples. Nous travaillons constamment sur nos compétences et nos canaux de communication. 
    Arrivée? Non… mais en amélioration. Voulez-vous nous rejoindre dans le voyage?

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    Le ministère est difficile. Si vous êtes dans une position de type pastoral, vous savez que c'est difficile, et des études l'ont prouvé.. C'est un travail difficile - il n'y a tout simplement pas moyen de contourner cela.

    Mis à part le niveau supérieur (postes de type Senior / Leadership / pasteur principal), je crois que diriger dans le ministère des enfants est la position pastorale la plus difficile à remplir. Ceci est basé sur ma propre expérience en tant que pasteur d'enfants dans des églises de taille relativement petite à méga, dans des environnements mobiles, multi-sites et ultramodernes, et en travaillant avec des centaines, voire des milliers d'églises au cours des 20 dernières années. La liste ci-dessous n'est pas vraie pour toutes les églises, mais le plus souvent, c'est vrai pour la plupart des églises. Alors pourquoi le ministère des enfants est-il si difficile? Voici quelques raisons (sans ordre particulier et par rapport aux autres départements, pas au «service principal»). Le Ministère des enfants…

     
    • est généralement le plus grand groupe de l'église desservi
    • représente le groupe avec, de loin, la plus grande durée de développement physique, social, émotionnel et mental de tous les membres de l'église (bébés jusqu'à l'adolescence)
    • a généralement le plus grand groupe de bénévoles à diriger et à gérer (les «bénévoles» ont été identifiés par John Maxwell et Bill Hybels comme étant peut-être le groupe le plus difficile à diriger efficacement)
    • nécessite la formation des bénévoles la plus spécifique et la plus variée (en raison de la gamme de développement et des exigences ministérielles variées dans cette gamme)
    • exige les environnements de ministère les plus uniques et les plus diversifiés avec le plus grand nombre d '«entretien» hebdomadaire (du nettoyage des jouets de la garderie, à la collecte des fournitures pédagogiques en passant par la gestion de plusieurs environnements)
    • nécessite l'équipe pédagogique la plus large et la plus diversifiée - plusieurs enseignants sont nécessaires pour différentes classes par rapport à la capacité de se débrouiller avec un seul (tout autre département)
    • nécessite la plus grande quantité de matériel pédagogique (programmes variés pour répondre aux besoins de développement, leçons de choses, bricolage, fournitures, etc.)
    • est le groupe qui présente le plus de risques et est le plus vulnérable en termes de risque de préjudice physique, de possibilité d'activité criminelle et également en termes de préjudice émotionnel
    • représente le groupe le plus impressionnable spirituellement de l'église, de loin, avec l'opportunité d'avoir le plus grand impact global dans la formation spirituelle, mais au sein du groupe qui est le moins capable de se gérer
    • traite de la partie la plus précieuse de la vie d'une famille (les enfants)
    • est généralement le département le moins financé de l'église, en comparaison avec les autres départements
    • est probablement le ministère le moins compris ou apprécié dans l'église - la perception typique reste largement celle de la garde des enfants, et la plupart des fidèles (et autres membres du personnel) n'ont aucune idée des exigences du ministère des enfants
    • reste peut-être le poste de niveau pastoral le moins compris ou apprécié dans l'église, comme en témoigne le fait qu'il s'agit généralement du poste de «leadership» le moins bien rémunéré du personnel
    • est doté (en raison du manque de compréhension, d'appréciation et de rémunération) souvent de dirigeants sous-formés, ce qui entraîne un roulement élevé, sans parler du découragement et de la frustration.

    [En passant, tout ce qui est énuméré ci-dessus est la raison pour laquelle nous faisons ce que nous faisons. 
    Nous aimons les dirigeants qui sont prêts à servir les enfants, les parents et les bénévoles malgré ces
    réalités et s'efforcent d'offrir l'équipement et le soutien de toutes les manières possibles .]


    Tout cela en dit long sur une autre, et peut-être la plus grande, raison pour laquelle le ministère des enfants est si difficile - parce que les enfants et les jeunes, à mon avis, restent l'une des plus grandes cibles de l'ennemi.

    Considérez que le marxiste  Lénine a dit un jour: 

    «Donnez-moi juste une génération de jeunes et je transformerai le monde entier.»

    Considérez que Jésus a dit:

    «… Le Royaume de Dieu appartient à ceux qui sont comme ces enfants.»  (ce qui signifie qu'ils sont le modèle
    même du type de foi que nous devrions tous incarner).

    Pourquoi nos ennemis spirituels ne rendraient-ils pas le ministère auprès des enfants aussi difficile que possible?

     

    Tout cela devrait-il donc nous décourager? Pas du tout. Bien au contraire, je veux vous encourager en tant que leader du ministère des enfants à poursuivre vos efforts très valables - vous êtes mes héros! Mais laissez-moi aussi vous encourager à:

    • Maintenez des attitudes saines.  La liste ci-dessus est la réalité du ministère que nous avons choisi. Efforcez-vous d'améliorer - demandez, visionnez et modélisez - mais ne laissez pas ces réalités ouvrir la porte à l'amertume, à l'envie ou à la colère.
    • Maintenez des limites saines.  Voici ce que j'ai appris - mon travail dans le ministère des enfants (et je le sais dans d'autres ministères aussi) n'est jamais terminé. Je dois maintenir des limites pour la santé de mon corps, de mon esprit et de mes relations. Définissez ce que c'est pour vous et gardez ces limites.
    • Maintenez de saines habitudes.  Les complexités du ministère des enfants exigent un leadership fort. Un de nos principe clé est que «le leadership est important dans le ministère des enfants». Pour cette raison, maintenez les habitudes nécessaires pour bien diriger et continuez à grandir en tant que leader. Si vous ne vous développez pas et ne développez pas votre équipe en tant que leaders, soit vous ne dirigerez pas votre ministère très longtemps, soit il deviendra en fait une garde d'enfants.


    Alors qu'est-ce que vous en pensez? Veuillez partager vos pensées, votre expérience et vos idées.

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  • J'ai reçu un courrier électronique d'une personne nommée responsable de l'école du dimanche dans son église. 
    Elle a demandé de l'aide car elle n'avait aucune formation. Certaines de mes réponses pourraient peut-être être utiles à d’autres dans la même situation. Mes commentaires supposaient qu'elle entrait dans un programme déjà existant avec des façons de faire établies, un programme déjà choisi, etc.

    1) Apprenez quelles sont les attentes de votre église vis-à-vis de quelqu'un dans le rôle de responsable de l'école du dimanche.

    Idéalement, ils auraient une description de travail écrite (fiche de poste) à vous donner. Sinon, vous pouvez peut-être en demander une. Déterminez à qui vous devez rendre des comptes (Conseil de l’éducation chrétienne, directeur de l’éducation chrétienne, pasteur) et quels devraient être les moyens de communication ou de signalement. En outre, avoir une bonne idée de vos limites. Par exemple, quels types de décisions êtes-vous autorisé à prendre vous-même et que devez-vous apporter au Conseil ou au pasteur (p. Ex. Politiques, modèle d'école du dimanche, choix de programme, etc.)?

    2) Passez du temps avec l'ancien responsable de l’école du dimanche, le pasteur, le directeur de l’éducation chrétienne et d’autres personnes ayant participé à l’école du dimanche.

    Découvrez quelles procédures sont déjà en place et comment elles sont accomplies, le but de votre école du dimanche et ce qui est en place pour atteindre cet objectif, etc. Tirez les leçons de leur expérience et de leurs points de vue différents.

    3) Étudiez un peu l'histoire de l'école du dimanche et le potentiel de ce type de programme de ministère pour le discipolat, la sensibilisation, la camaraderie, l'assimilation, etc.

    Vous devez comprendre clairement l’importance de l’école du dimanche si vous souhaitez contribuer à son évolution. -   Liste de ressources de livres et d’articles sur l’école du dimanche

    4) Familiarisez-vous avec le programme de votre école du dimanche.

    Examinez la portée et les tableaux de séquence pour avoir une bonne idée de la direction prise par le programme d’études pour vos élèves et de la manière dont cela s’intègre à votre objectif. Vous devez savoir non seulement ce que les élèves apprennent, mais aussi avec quoi les enseignants doivent travailler pour pouvoir mieux les servir.

    5) Comprendre les compétences de base en matière d’administration et de supervision, et plus particulièrement la manière dont elles s’appliquent à la supervision du programme de l’école du dimanche.

    Les responsables de l’école du dimanche sont très impliqués dans l’administration et la dotation en personnel pour faciliter l’élaboration d’une stratégie d’apprentissage de la Bible efficace chaque dimanche.

    Organisation:  Il s’agit de regrouper les départements / divisions et les classes sur la base d’un ratio enseignant / élève approprié. Il est bon que vous développiez un organigramme. Sachez que cela peut nécessiter des ajustements trimestriels ou annuels en fonction de la participation, etc.

    Délégation:  Cela implique de constituer une équipe pour vous assister et de leur déléguer des responsabilités. En plus des enseignants, des assistants et des chefs de département, un assistant et / ou une secrétaire peut vous aider à régler certains détails. Plus l'église est petite, plus vous risquez de vous retrouver à faire beaucoup de tâches, mais vous devriez quand même déléguer autant que vous le pouvez. Plus l'église est grande, plus vous aurez besoin de déléguer. Parmi les nombreuses tâches qui pourraient être déléguées, citons: la commande et la distribution du curriculum et des fournitures de classe, la tenue des dossiers, la gestion des installations pour la garder invitante et propice à l’apprentissage, le suivi des absents et des visiteurs, la maintenance des fournitures et du matériel, etc. ces tâches peuvent être déléguées, en tant que responsable, vous devez toujours surveiller ceux à qui des tâches sont déléguées,

    Dotation en personnel:  il s’agit de recruter des enseignants, des chefs de département, etc., en dispensant une formation pour les équiper et les encourager, ainsi que pour la supervision. Des descriptions de poste pour tous et une évaluation ou un retour d'information sont des plus utiles. Planifiez des réunions avec le personnel pour le faire participer au processus de planification, pour le tenir informé et pour créer une atmosphère de travail d'équipe. La section du ministère de la dotation sur le site MinTools.com pourrait être utile. Les ressources deTrainBibleTeachers.com pourraient vous être utiles pour la formation des enseignants.

    Coordination:   il s’agit de la planification, de l’utilisation des installations et des salles en fonction de la taille des groupes et des besoins en espaces de développement en fonction de leur âge, de la gestion des problèmes de sécurité / sûreté, de la répartition et / ou de la gestion des besoins budgétaires, etc.

    Planification: Cela implique de définir le meilleur moyen d’accomplir diverses tâches tous les ans, tous les trimestres et toutes les semaines. Développer un calendrier de planification pour le moment où diverses tâches doivent être accomplies pourrait être utile.

    Promotion:  il s’agit de faire connaître votre école du dimanche aux membres de votre église et de votre communauté dans l’espoir de tenir les gens conscients de son importance pour leur croissance spirituelle et l’augmentation de leur assiduité.

    Communication:   Cela implique de rester en contact avec les enseignants et les parents, éventuellement par le biais d'un bulletin d'information, d'un courrier électronique ou d'autres moyens. Vous allez communiquer les changements, les horaires, les plans, les procédures, les politiques, etc. Vous devez vous préoccuper des relations entre parents et église et garder les voies de communication ouvertes entre vous et les enseignants.

    Évaluation: il s’agit d’enquêter auprès des enseignants, des dirigeants et / ou des participants pour voir si l’objectif est atteint. Faire une évaluation des besoins peut vous aider à déterminer ce qui doit être fait pour s’améliorer et se développer. Cela implique également l'observation puisque vous êtes présent chaque dimanche pour être non seulement disponible pour les enseignants et faire face à des besoins ou problèmes inattendus, mais également pour observer les problèmes afin de déterminer ce qui doit être amélioré et d'observer les progrès accomplis pour élargir l'appréciation et l'affirmation des autres.

    6) Le plus important est de rechercher Dieu par la prière et l'étude de sa Parole. 

    Il vous donnera la sagesse et la compréhension lorsque vous vous tournerez vers lui.

    D'après Mintools.com

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  • Le directeur de l'école du dimanche sert comme leader administratif général de l'école du dimanche dans une église. Cette personne est chargée de coordonner le travail de toutes les classes d'école du dimanche, les départements, et d'autres groupes d'étude biblique vers l'objectif primordial de l'école du dimanche. Il dirige l'équipe de planification de l'école du dimanche dans la planification, l'organisation, l'enrôlement et l'équipement des dirigeants, et dans la mobilisation des membres pour atteindre les objectifs à l'égard des objectifs de l'école du dimanche.

    Comme votre ministère d'école du dimanche prend de l'ampleur et de la portée, les dirigeants supplémentaires peuvent être nécessaires ou souhaités pour faire face à des responsabilités spécifiques qui sont attribuées au directeur de l'école du dimanche. Par exemple, une église peut besoin d'un assistant  directeur de l'école du dimanche ou d'un directeur de projets bibliques (tels que le directeur du VBS). Ces personnes peuvent devenir membres de l'équipe de planification de l'école du dimanche et serait responsable devant le directeur d'école du dimanche.

    Principales responsabilités du directeur de l'école du dimanche

    • Mène le développement d'une organisation efficace qui facilite la transformation spirituelle.
    • Conduit dans la planification et l'administration de l'ensemble des travaux du département.
    • Dirige les efforts pour appeler les participants en service et à l'enrôlement et à développer de nouveaux dirigeants.
    • Rencontrer régulièrement les enseignants pour la prière, la planification et la prise de fonctions liées à l'évangélisation et la sensibilisation, la communion, le ministère et l'enseignement biblique.
    • Communiquer les objectifs et les actions à des dirigeants et des participants et évaluer les progrès.
    • Servir comme un accueillant / hôte pour le département.
    • Servir en tant que professeur principal pour le département, diriger l'expérience d'enseignement-apprentissage et l'enseignement général au cours de parties de la session qui impliqueront tous les participants et les enseignants ensemble.
    • Évaluer les besoins liés à l'espace, le budget, les programmes d'étude biblique, les fournitures et d'autres ressources; et recommander des mesures liées aux besoins.
    • Tenir des registres de présence et autres informations sur les participants qui renforce la poursuite du ministère des objectifs globaux de l'école du dimanche
    • Etre un exemple positif pour les autres en vivant comme un authentique témoin du Christ et en étant complètement impliqué dans la vie et le ministère de l'église.

    (source: Lifeway.com)

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