Si vous êtes impliqué dans le ministère pendant un certain temps, vous devrez probablement planifier et exécuter un « grand événement ». Trop souvent, un événement de grande envergure est présenté par un ministère et les attentes tacites ne sont pas satisfaites. Dans cet esprit, regardons comment planifier, préparer et organiser un grand événement pour votre ministère.

# 1 Rassemblez une équipe 

Rassembler un groupe de personnes pour partager la vision de l'événement est la première étape. Prendre l'idée et la concrétiser lors d'une séance de brainstorming peut conduire à la créativité et à l'appropriation par l'équipe. Choisir soigneusement votre équipe sera essentiel à votre succès. Un groupe diversifié de personnalités et de talents partageant une passion commune peut devenir un catalyseur pour de grandes choses.

Vous devez rechercher des personnes possédant une myriade de talents et d'expérience. Un bon nombre pour l'équipe principale est de 3 à 5. Cela permettra à un groupe suffisamment grand pour apporter de nouvelles perspectives, mais suffisamment petit pour être en mesure de prendre rapidement des décisions unifiées.

# 2 Posez les bonnes questions 

-Pourquoi accueillons-nous l'événement?

Vous serez peut-être surpris de découvrir combien d'événements se produisent sans jamais vous poser cette question fondamentale . Cela doit être la toute première question posée et répondue. La réponse à cette question va conduire les réponses à toutes les questions suivantes.

-Quels sont les objectifs et les attentes de l'événement?

Oui, faites passer les attentes devant tout le monde et fixez des objectifs. Assurez-vous que les objectifs sont mesurables et atteignables.

-Quel est le public cible de cet événement?

Cette question a peut-être été abordée dans le Pourquoi. Sinon, le public cible sera certainement le moteur d'autres décisions. L'événement est-il destiné aux familles, aux enfants, aux adolescents ou aux préadolescents? Les éléments de l'événement doivent être adaptés pour être attrayants pour votre cible.

-Quel est le budget de l'événement?

Il est vraiment difficile d'organiser un événement pour 200 personnes avec un budget de 50 Eu. Lors de la planification des talents pour un événement à grande échelle, la question du budget se posera rapidement. Les questions concernant le budget comprennent: Est-ce que ce sera un événement avec billet? L'événement a-t-il lieu sur le campus ou est-il nécessaire de louer une salle?

-Quand l'événement aura-t-il lieu?

Cela semble assez simple, non? Y a-t-il un certain nombre de facteurs à prendre en compte avant de planifier un événement? De quel préavis votre public cible a-t-il besoin? Avec quels autres événements votre événement sera-t-il en concurrence pour le même public? Ex. Organiser un événement destiné aux élèves du secondaire le vendredi soir pendant la saison de football peut avoir un impact important sur votre participation. Les vacances, les événements scolaires, etc. doivent être pris en compte lors de la fixation d'une date.

# 3 Planifiez la promotion appropriée

Une fois que vous connaissez les détails essentiels de qui, quoi, quand et où, votre prochaine étape consiste à promouvoir votre événement. Bien que cette étape soit vitale pour votre réussite, les personnes impliquées dans le ministère laissent trop souvent cet élément clé hors de l'équation. Tirer parti d'un certain nombre de sources contribuera grandement à assurer que votre public cible est au courant de votre événement. Créez des pièces promotionnelles de qualité et spécifiques à l'événement qui renforceront la notoriété et communiqueront l'excellence.

Utilisez autant de moyens que possible pour communiquer les détails de votre événement, y compris: bulletin de l'Église, bulletins, cartes postales, e-mail, réseautage social, etc. Une fois que vous pensez avoir communiqué votre message, communiquez-le à nouveau clairement!

# 4 Finissez les détails

Un membre de l'équipe qui est essentiel à votre succès est la personnalité «comptable» - quelqu'un qui est centré sur le détail et continuera à poser des questions qui peuvent rendre les visionnaires fous! Cependant, c'est l'attention aux détails qui peuvent faire ou défaire un événement.

# 5 Suite et suivi

Assurez-vous de fournir le type d'événement que votre promotion promet et, mieux encore, fournissez plus que ce que vous avez promis. La qualité ne peut pas être remplacée. Avant même que votre événement ne soit proche, vous devez avoir un plan en place pour faire un suivi approprié. Trop souvent, c'est à cette étape que la balle tombe. Un grand événement sans contact planifié par la suite manque une occasion unique de créer un impact à long terme.

Un «grand événement» peut aider à exposer votre ministère à un public plus large et en même temps communiquer un engagement envers l'excellence. La façon dont votre ministère global sera perçu est souvent déterminée par des événements à grande échelle. Utilisez cela à votre avantage en vous assurant de prendre les mesures qui mènent au succès.