Avez-vous parfois du mal à avoir des conversations difficiles avec vos bénévoles ? Découvrez ces idées pratiques sur la manière de gérer les problèmes délicats/répugnants/difficiles du ministère auprès des enfants !

Que vous supervisiez 2 ou 200 bénévoles, il y a de fortes chances que vous constatiez les mêmes schémas et que vous éprouviez les mêmes frustrations.

• Les bénévoles ne se présentent pas préparés. ( Ou ne se présentent pas du tout ! )
• Oublient ou même choisissent de ne pas suivre des politiques de sécurité importantes.
• Arrivent en retard.
• Prennent des libertés sur le programme.
• Abandonnent la discipline.
• Ignorent les e-mails importants.
• Vérifient leur téléphone portable pendant le service.

Dans notre frustration, nous pensons : « Si c’était un travail, ils seraient licenciés ! » Pourtant, dans notre désespoir, nous crions : « Mais j’ai BESOIN de cette personne à cet endroit ! » Il semble que ce soit une situation sans issue, une situation sans solution.

Le ministère auprès des enfants est un équilibre délicat de responsabilités. En tant que dirigeants du ministère auprès des enfants, nous avons accepté la responsabilité de servir de pasteur et de former les enfants, les parents et les bénévoles. Chaque objectif que nous fixons, chaque programme que nous planifions et chaque politique que nous mettons en place devraient servir tous ces groupes d'une manière ou d'une autre et faciliter leur cheminement vers le discipulat.

En raison de notre passion pour chacun de ces groupes de personnes, nous pouvons devenir passionnément frustrés lorsque le comportement d'un groupe semble contrecarrer le développement d'un autre, surtout lorsque les bénévoles dont nous avons besoin ne sont pas à la hauteur de nos attentes pour atteindre les enfants que nous aimons. Il est important que nous respirions profondément et que nous soyons prêts à nous lancer dans les conversations difficiles qui accompagnent un bon leadership.

Éviter les conflits et retenir la frustration communique un manque de valeur à nos bénévoles, aux enfants que nous servons et à leurs parents. Entrer dans une conversation difficile montre que nous valorisons nos relations avec eux et leur parcours de disciple. Où commençons-nous?

En tant que dirigeants du ministère auprès des enfants, nous avons accepté la responsabilité de servir de pasteur et de former les enfants, les parents et les bénévoles.

S'il s'agit d'une épidémie, considérez la source et communiquez-la aux masses.

Crédit image : JGI/Jamie Grill/Getty Images

Lorsque le CDS est appelé à intervenir lors d’une épidémie de maladie dans une région, il enquête d’abord pour trouver la source du problème, puis il communique aux masses de personnes touchées ce qui doit être fait – ou ce qui aurait dû être fait.

Si vous êtes confronté à une épidémie de bénévoles en retard ou vérifiant leur téléphone pendant les services, posez-vous quelques questions afin de trouver la source de ce problème.

• Quel est le dénominateur commun du problème ?
• Avez-vous clairement communiqué vos attentes aux bénévoles pendant la formation ?
• Les bénévoles ont-ils suivi une formation ?
• Êtes-vous en train de montrer l’exemple et de commencer à temps ?
• Y a-t-il quelque chose que vous devez communiquer à toute l’équipe et, si oui, quelle est la meilleure façon de le faire ?

Cela peut signifier que le problème fait l'objet d'un e-mail hebdomadaire, que vous vous déplacez de pièce en pièce pour faire des rappels ou que vous réalisez une vidéo de formation rapide à partager. Ce type de communication généralisée condamnera probablement ceux qui ont contribué au problème – et tout le monde appréciera simplement ce rappel.

Si c'est personnel, communiquez en tête-à-tête.

Crédit image : Images de héros/Images de héros/Getty Images

S'il n'y a qu'un ou deux bénévoles qui créent un problème, ne comptez pas sur la communication de masse. Lorsque vous les avez acceptés comme membres de votre équipe (même si vous en avez hérité), vous avez accepté un certain niveau de responsabilité pour leur statut de disciple, ce qui signifie que vous devrez peut-être avoir une conversation difficile.

Ce sont des conversations qui pourraient vous mettre un peu mal à l’aise, mais lorsque vous le ferez, vous aurez l’impression d’avoir accompli quelque chose d’une signification éternelle. Avant d’entamer une conversation difficile avec un bénévole, fixez-vous un objectif final (quel est le comportement souhaité que vous souhaitez voir ?) et évaluez vos sentiments sur la situation. J'aime diviser cela (et la plupart des autres situations) en 4 questions :

• Ce qui est juste? Qu'est-ce que cette personne fait bien ? Comment puis-je affirmer l’œuvre du Saint-Esprit dans leur vie ?
• Qu'est-ce qui ne va pas? Énoncez le problème – écrivez-le de manière factuelle avant votre tête-à-tête.
• Qu'est-ce qui est confus ? Quelles hypothèses faites-vous sur la situation ? Qu’est-ce que vos bénévoles ne comprennent pas ? Quelles sont leurs motivations à servir ? Savent-ils comment leurs actions affectent les autres bénévoles, les enfants ou les parents ? Comment pourriez-vous bien communiquer ces choses ?
• Qu'est-ce qui manque ? Comment pourrait-on rendre des comptes pour que cela ne se reproduise plus ? Que devez-vous apprendre de cette situation ?

Une fois que vous avez pleinement évalué la situation, invitez le bénévole à prendre un café ou à venir s'asseoir avec vous pour discuter. Les 4 questions ci-dessus peuvent guider votre conversation, mais gardez toujours votre objectif final à l’esprit et, en fin de compte, gardez l’objectif du discipulat près de votre cœur.

• Cherchez à comprendre. Ouvrez la conversation avec un cœur prêt à apprendre et à comprendre : essayez d'éviter le piège des suppositions. Soyez curieux de connaître leur vie et comment vous pouvez les aider. Par exemple : « J'ai remarqué qu'il vous était difficile d'arriver au service à temps ces derniers temps. Est-ce qu'il se passe quelque chose ?
• Parlez de vos sentiments. Assurez-vous de les aider à voir comment ils contribuent à l’équipe et comment leur comportement affecte le ministère. Demandez-leur ce qu’ils pensent du ministère. Dans certains cas, ils peuvent se sentir inutiles ou simplement confus quant à leurs attentes.
• Élaborez un plan pour aller de l’avant. Demandez la permission de les tenir responsables. Réfléchissez également à la manière dont ils pourraient vous tenir responsable de tout changement que vous pourriez devoir apporter. Si cette conversation oblige un volontaire à prendre un congé ou à passer à un nouveau ministère, réfléchissez à la manière dont Dieu pourrait vous utiliser dans ce processus.
• Affirmez et appréciez. Dites au volontaire les choses merveilleuses que vous voyez en lui – assurez-vous qu'il sache, lorsqu'il quitte la conversation, ce qui se passe bien. Dites-leur que vous les appréciez suffisamment pour avoir des conversations difficiles et que vous appréciez leur volonté de venir vous parler. Même si cette conversation se termine par une connexion pour servir dans un autre domaine, faites-leur savoir où vous avez vu Dieu travailler en eux et à travers eux !

Grâce à nos bénévoles, le ministère va plus loin et plus largement que ce qui serait possible si nous essayions de le faire nous-mêmes. Acceptez et célébrez cette incroyable responsabilité que Dieu vous a confiée : guider les gens vers une relation plus profonde avec Lui. À mesure que vous maîtrisez ces conversations difficiles, trouvez de la joie non seulement chez les bénévoles qui « font toujours les choses correctement », mais aussi chez ceux dont vous voyez la croissance et la transformation.

Grâce à nos bénévoles, le ministère va plus loin et plus largement que ce qui serait possible par nous-mêmes.